「PDCAがうまく回っていない」という話をよく耳にします。
PDCAを回すことは、本当に難しいのでしょうか？
この記事では、PDCAが回るための「しくみづくり」と「工夫」についてご説明します。
PDCAを“ちゃんと”回せていますか？
「あなたは『PDCA』を知っていますか？」
「もちろん知っている！」という方が多いでしょう。
今やPDCAは、ビジネスシーンで普通に使われる言葉になりました。
あなたの職場でも「PDCAを回そう」というように言われるでしょう。
また、「ISO9001」などの「ISOマネジメントシステム規格」では、PDCAは基本的な考え方となっています。
それではもうひとつ、質問です。
「あなたの職場ではPDCAを“ちゃんと”回せていますか？」
この問いに「イエス」と断言できる人は、どれほどいらっしゃるでしょうか。
たとえばインターネットで検索すると、「PDCAが回せない」といった内容がとても多く出てきます。
また「行動が伴わない、Pだけで終わる」あるいは「Do（行動）はしたがやりっぱなし」といった内容も多いようです。
PDCAを回して効果を上げる、2つのポイント
PDCAを回すことは、本当に難しいのでしょうか？
PDCAを上手く回し効果を上げるには
① PDCAが回るような仕組みを作る
② PDCAを回す工夫をする
というところが重要なポイントです。
この「PDCAが回るしくみづくり」「PDCAが回る工夫」に役立つツールのひとつが、国際規格「ISOマネジメントシステム」です。
ISOマネジメントシステム規格とは？
ISOマネジメントシステム規格は「組織のしくみを規格化したもの」です。
「どのようなしくみにすれば、組織がうまく回り成果を出せるか」を、どのような組織にもあてはめられるように体系化したものです。
このISOマネジメントシステム規格は、PDCAの流れに沿った構成で作成されています。
そのため規格が記している順番どおりにしくみを作れば、自然とPDCAを回しやすいしくみになるよう規格が作られているのです。
以下の図をご覧ください。
この図はISOマネジメントシステム規格でもっとも普及している「ISO9001（品質マネジメントシステム）」の構成を表したものです。
（他のISO規格も同様の構成です）
この図からも分かるように、
第4～7章はPlan（計画）
4 組織の状況
→要求内容：自社の課題、求められていること、等を把握すること
5 リーダーシップ
→要求内容：経営者がリーダーシップを発揮し、方針や適切な責任権限を決めること
6 計画
→要求内容：重要課題、各部署等の目標、などを決めて取り組むこと
7 支援
→要求内容：課題等や事業への取り組みに必要な人材・インフラ等を整備すること
第8章はDo（実施）
8 運用
→要求内容：製品作り・サービス実施に必要な手順・基準等を決め運用すること
第9章がCheck（チェック）
→要求内容：データ分析・評価、監査、経営者の振返り等を通じ改善点を洗い出すこと
第10章がAct（処置・改善）
→要求内容：9章で把握した改善点などの改善・再発防止対策に取り組むこと
となっています。
規格の要求内容に合わせ、取り組むためのしくみを作り、運用すると、自然とPDCAを回すことになります。
たとえば「4 組織の状況→要求内容：自社の課題、求められていること、等を把握すること」に対応するしくみとしては
「自社の課題・求められていることは何か？を特定の会議の議題に設定する」
などが考えられるでしょう。
また「8 運用→要求内容：製品作り・サービス実施に必要な手順・基準等を決め運用すること」に対応するしくみとしては
「製品作り・サービス実施に必要な手順・基準等を手順書や作業標準にまとめる」
などが考えられます。
自社にとって取り組みやすいしくみは何か？とお考えいただければと思います。
どうやってPDCAを回す？
ではもうひとつの「PDCAを回す工夫」についてはどうでしょう？
よくあるのは「行動が伴わずPだけで終わる」ケース。
Doに至らないケースです。
そして「行動はしたがやりっぱなしのケース」。
Doで止まっているケースです。
これらの原因として
「P（計画）の目的が不明瞭」
「Pの目的が詰めきれていない」
などが考えられます。
「何のためにPDCAを回すのか？」「PDCAを回してどのような結果を出したいのか？」がハッキリしていないければ、回しづらくなります。
逆に「目的が明確でしっかりしたもの」であれば、PDCAは格段に回しやすくなるのです。
PDCAを回しやすくするには？
ひとつの方法として「PDCAの順番を変えてCからスタートする」という方法があります。
「CAP-Do」という呼び方で、インターネット上ではたくさんの書き込みが見られます。
これらは「PDCA」の並び順をCからスタートさせた「CAPD」とし、さらに「CAP」と「D（Do）」の2つのブロックにして考えよう、というものです。
PDCAが四拍子だとすると、CAP-Doは二拍子のリズムのような感じです。
Cから始めるメリットとは
C（Check）からスタートすることで「現状認識ができる」というメリットがあります。
今そこにある問題点を洗い出すことで、取り組む目的が明確になります。
「現状認識を踏まえて対策を考え実行計画を練る」つまり「AとPを続けて行う」ことになります。
Cからスタートして一気にAとPまで進めることで、Pの目的が明確になり、目的と実行計画までがスムーズに進めやすくなります。
これであればDoも実行しやすく、またその結果も確認しやすいでしょう。
結果が確認しやすい、ということは、次のCも行いやすくなります。
このようにしてPDCAサイクルが回りやすくなります。
まとめ：PDCAをうまく回すための2つのヒント
１．ISOマネジメントシステム規格の構成を利用して、PDCAを明確にした仕組みを作る
２．PDCAのCに着目して、PDCAを回す目的を明確にする
「PDCAが回らない！」とお悩みの方は、この２点を実行してみてはいかがでしょうか。
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